51 Millionen E-Rechnungen liefen im ersten Halbjahr allein über Datev-Systeme. Das klingt nach einem Land, das digital durchstartet. Vergleicht man die Zahl mit den gut 64 Millionen des gesamten Vorjahres, ist das Wachstum sogar beachtlich. Doch der Blick auf den Markt insgesamt relativiert den Eindruck: Der Anteil elektronischer Rechnungen am deutschen Gesamtaufkommen bleibt lückenhaft. Datev-Chef Robert Mayr warnt deshalb vor einer gefährlichen Trödelei – besonders beim Mittelstand.
Der Mittelstand ist Deutschlands wirtschaftliches Rückgrat. Er erwirtschaftet den Großteil der Wertschöpfung, beschäftigt Millionen Menschen und prägt den B2B-Alltag zwischen Industrie, Handwerk und Handel. Genau dieser Mittelstand hinkt beim Thema E-Rechnung aber hinterher. Nicht, weil die Technologie fehlt. Datev, ein Standardwerkzeug in Steuerkanzleien und Unternehmen, verarbeitet die Daten längst. Sondern weil der strukturelle Wandel im Rechnungswesen als lästiges Pflichtthema statt als strategische Chance wahrgenommen wird.
Was sagen die 51 Millionen E-Rechnungen über den Markt aus?
Die Zahl ist kein Schwächeanfall, aber auch kein Durchbruch. 51 Millionen E-Rechnungen in sechs Monaten bedeuten, dass ein relevanter Teil der Rechnungskommunikation bereits digitalisiert läuft. Besonders Großunternehmen, Konzerne und deren direkte Lieferanten haben den Umstieg vorangetrieben. Der Haupttrieb: Die öffentliche Hand in Deutschland verlangt seit 2021 bei Aufträgen die elektronische Rechnung. Wer mit Behörden und Konzernen Geschäfte macht, kommt nicht mehr drum herum.
Doch die Dynamik bleibt einseitig. Während die erste Kette – Konzern zu Behörde, Konzern zu Lieferant – funktioniert, bleibt der breite Mittelstand außen vor. Viele Betriebe sehen die E-Rechnung als zusätzliche Bürokratie, nicht als effizienzsteigerndes Werkzeug. Das zeigt sich in der Praxis: E-Mails mit PDF-Anhängen gelten vielen noch immer als „digital genug“. Dass ein PDF keine strukturierte E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist, wird dabei bewusst oder unbewusst ignoriert.
Warum zögern Mittelständler beim Umstieg?
Die Gründe sind weniger technischer als kultureller Natur. Der deutsche Mittelstand ist konservativ, wenn es um Veränderungen im Backoffice geht. Rechnungen werden oft noch manuell erfasst, abgeglichen und gebucht. Prozesse, die seit Jahrzehnten funktionieren, werden nicht ohne Grund infrage gestellt. Die E-Rechnung verlangt aber genau das: eine Überarbeitung von Workflows, Schnittstellen und teilweise der gesamten Finanzsoftware-Landschaft.
Hinzu kommt die Komplexität des Regelwerks. ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931, Peppol – wer sich nicht täglich damit beschäftigt, verliert schnell den Überblick. Viele Mittelständler wissen nicht, welches Format für welchen Empfänger Pflicht ist. Die Unsicherheit führt zu einer Art Wartehaltung: Man schaut erst einmal zu, wie andere Betriebe die Umstellung meistern. Diese Beobachterrolle ist strategisch teuer. Denn wer zu spät startet, muss später unter Zeitdruck implementieren – mit höheren Kosten und größerem Fehlerrisiko.
Ein weiterer Faktor ist die mangelnde Verbindlichkeit. Die öffentliche Hand verlangt E-Rechnungen bereits. Im reinen B2B-Verkehr gibt es dagegen noch keine flächendeckende Pflicht. Solange der Gesetzgeber nicht nachlegt, fehlt vielen Unternehmen der externe Druck. Interner Effizienzdruck allein reicht offenbar nicht. Das ist kurzsichtig. Denn jeder Rechnungsprozess, der manuell läuft, kostet Geld, Zeit und Nerven – Ressourcen, die im Mittelstand knapp sind.
Welche Kosten entstehen durch die Trödelei?
Die Kosten der Verzögerung lassen sich nicht nur in Cent pro Rechnung ausdrücken, auch wenn diese Zahl beeindruckt. Studien gehen davon aus, dass die manuelle Verarbeitung einer Papier- oder PDF-Rechnung im Durchschnitt zwischen 25 und 50 Euro kostet. Elektronische Rechnungen reduzieren diesen Aufwand deutlich. Der Einspareffekt entsteht durch weniger manuelle Eingaben, schnellere Buchung, geringere Fehlerquoten und kürzere Zahlungszyklen.
Doch die wirklichen Kosten liegen tiefer. Betriebe, die keine strukturierten elektronischen Rechnungen empfangen und versenden können, werden von Aufträgen ausgeschlossen – oder zumindest benachteiligt. Großabnehmer wie die Bundesagentur für Arbeit, Kommunen oder bundesweit agierende Konzerne setzen E-Rechnungsfähigkeit voraus. Wer hier nicht mitspielt, landet bei Ausschreibungen auf der Abschlussliste. Das gilt nicht nur für den öffentlichen Sektor. Auch private Großkunden gehen zunehmend dazu über, E-Rechnungen als Standard zu fordern.
Darüber hinaus droht ein Wettbewerbsnachteil gegenüber agileren Mitbewerbern. Während manche Mittelständler noch überlegen, ob die E-Rechnung wirklich nötig ist, digitalisieren andere bereits ihre gesamte Finanzabteilung. Der Unterschied macht sich in der Geschwindigkeit bemerkbar, mit der Lieferantenrechnungen geprüft, Kundenrechnungen versendet und Mahnungen gesteuert werden. Rechnungswesen ist kein Selbstzweck. Es ist ein Operationstempo-Problem.
Wie sieht ein pragmatischer Einstieg aus?
Der Umstieg muss kein Großprojekt sein. Unternehmen, die heute noch überwiegend PDF-Rechnungen verschicken, können mit zwei konkreten Schritten beginnen. Erstens: Die eigene Software-Landschaft prüfen. Die meisten gängigen ERP-Systeme und Buchhaltungslösungen unterstützen inzwischen ZUGFeRD oder XRechnung entweder nativ oder über Module. Datev selbst bietet hier passende Schnittstellen an. Wer bereits Datev nutzt, hat also keine technische Ausrede mehr.
Zweitens: Die wichtigsten Geschäftspartner identifizieren. Nicht jeder Kunde und Lieferant muss sofort umgestellt werden. Es reicht, zunächst die Partner zu adressieren, bei denen das Volumen hoch oder der Druck groß ist. Behörden, Großkunden und wiederkehrende Lieferantenketten eignen sich als Pilotgruppe. Deren Anforderungen an das Rechnungsformat geben vor, welches Format genutzt werden muss.
Ein dritter, oft übersehener Schritt betrifft die interne Kommunikation. Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT müssen wissen, wer für was zuständig ist. Die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema. Sie verändert Prozesse in der Buchhaltung und erfordert Absprachen mit dem Vertrieb, wenn Rechnungen direkt aus dem ERP-System an Kunden gehen. Wer das übersieht, schafft ein technisch einwandfreies System, das niemand nutzt.
Kommt die Pflicht – und was bedeutet das?
Die Frage ist nicht, ob der Gesetzgeber den Kreis der Pflicht zur E-Rechnung ausweitet, sondern wann. Die EU arbeitet an einer weiteren Harmonisierung elektronischer Rechnungsprozesse. Deutschland hat mit der öffentlichen Hand bereits den ersten Schritt gemacht. Die Erfahrung zeigt: Sobald eine Pflicht für B2B-Geschäfte kommt, bricht in vielen Unternehmen Panik aus. Dann stehen Berater, Softwarehäuser und Systemintegratoren plötzlich vor überlasteten Terminkalendern.
Der klügere Weg ist die freiwillige Vorarbeit. Wer heute beginnt, profitiert morgen von kürzeren Durchlaufzeiten, besseren Skontoausnutzungen und einer höheren Attraktivität gegenüber Großkunden. Die 51 Millionen E-Rechnungen bei Datev sind kein Grund zur Selbstzufriedenheit. Sie sind ein Weckruf. Der Mittelstand hat das Thema lange genug ignoriert. Wer jetzt nicht handelt, überlässt anderen das Feld – und zahlt am Ende den Preis dafür.