Seit November 2020 gilt: Wer an eine Bundesbehörde fakturiert, muss eine elektronische Rechnung senden. Papier oder eine simple PDF-Datei reichen nicht mehr aus. Das klingt nach einem Nischenthema für öffentliche Auftraggeber – betrifft aber jeden Shopbetreiber, der B2B an Kommunen, Landesbetriebe oder Bundesstellen liefert. Denn die Anforderungen an das Rechnungsformat sind strenger als im normalen Geschäftsverkehr.
Die eigentliche News steckt im Detail: Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden kann. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung als reines XML und ZUGFeRD ab Version 2.1, das ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei kombiniert. Beide erfüllen die Norm – aber nicht jede Behörde akzeptiert beide.
Warum reicht ein PDF nicht als E-Rechnung?
Ein PDF ist ein visuelles Dokument. Eine Buchhaltungssoftware kann die darin enthaltenen Beträge, Steuersätze und Rechnungsnummern nicht automatisch auslesen. Genau das aber verlangt die öffentliche Verwaltung: Rechnungen sollen ohne manuelle Erfassung in Systeme wie SAP oder das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) einlaufen. Das PDF-Format scheitert an dieser Automatisierung.
Die XRechnung wurde vom IT-Planungsrat als Standard für Bundesbehörden verbindlich festgelegt. Länder und Kommunen können eigene Vorgaben machen, orientieren sich aber zunehmend am selben Schema. Wer als Händler regelmäßig öffentliche Aufträge abwickelt, kommt an einem der beiden Formate nicht vorbei. Die Empfehlung des Bundes für ZUGFeRD als Übergangslösung läuft aus.
Für Shopbetreiber bedeutet das: Die Rechnungsstellung lässt sich nicht mehr mit der Standard-PDF-Funktion des Shopsystems erledigen. Wer über Shopware, JTL oder WooCommerce an öffentliche Kunden fakturiert, braucht eine Erweiterung, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Welche Software erzeugt XRechnung und ZUGFeRD?
Für die gängigen Shopsysteme existieren spezialisierte Lösungen. Bei Shopware 6 lässt sich über den Plugin-Store etwa das Plugin E-Rechnung von Pickware nachrüsten, das XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Bestellabwicklung generiert. Für WooCommerce bietet die Erweiterung Germanized Pro des Anbieters Vendidero eine E-Rechnungs-Ausgabe nach beiden Formaten. JTL-Shop-Nutzer greifen auf die JTL-Wawi-Funktionen zurück, die in aktuellen Versionen eine E-Rechnung-Ausgabe vorsehen.
Der Versand erfolgt nicht per E-Mail-Anhang an die Sachbearbeiterin. Behörden verlangen die Übermittlung über spezifische Eingangsportale, per E-Mail an ein dafür eingerichtetes Postfach oder über das ZRE. Wer die Rechnung einfach als Anhang an eine allgemeine Behördenadresse schickt, riskiert, dass sie nicht als E-Rechnung anerkannt wird und die Zahlung sich verzögert.
Was bedeutet das Wachstumschancengesetz für 2025?
Der Druck wächst nicht nur auf der Behörden-, sondern auch auf der B2B-Seite. Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ab 2025 verpflichtend wird – mit Übergangsfristen, aber klarer Richtung. Wer heute schon an Behörden fakturiert, ist faktisch Vorreiter. Alle anderen sollten die technische Anbindung jetzt prüfen, bevor die Pflicht auch für den normalen Geschäftskunden gilt.
Konkret heißt das für Shopbetreiber: Prüfen Sie, ob Ihr Shopsystem in der eingesetzten Version E-Rechnungen erzeugt. Falls nicht, testen Sie eine Erweiterung mit einem echten Behördenauftrag, bevor die Umstellung auf breiter Front kommt. Der Aufwand ist überschaubar – der Verzicht auf eine Lösung wird teuer, sobald öffentliche Auftraggeber die Rechnung zurückschicken.