51 Millionen E-Rechnungen liefen allein im ersten Halbjahr über die Systeme von Datev. Klingt nach Durchbruch. Ist es nicht. Denn dieselbe Zahl verrät, warum der Nürnberger Softwarekonzern gerade Alarm schlägt: Im gesamten Vorjahr waren es gut 64 Millionen. Das Wachstum ist real, das Tempo reicht trotzdem nicht — und der Anteil am gesamten Rechnungsaufkommen in Deutschland bleibt nach Einschätzung von Datev-Chef Robert Mayr viel zu gering.
Mayr formuliert es ungewöhnlich deutlich für einen Genossenschaftsboss, dessen Kunden vor allem Steuerberater sind: Bei kleineren Betrieben stehe das Thema E-Rechnung schlicht nicht weit genug oben auf der Agenda. Übersetzt heißt das: Millionen Mittelständler schieben eine Pflicht vor sich her, die seit dem 1. Januar 2025 für jeden inländischen B2B-Umsatz gilt. Wer glaubt, das betreffe nur Konzernbuchhaltungen, irrt. Es betrifft jeden Online-Händler, der an Geschäftskunden verkauft.
Warum hinken kleine Betriebe bei der E-Rechnung hinterher?
Die kurze Antwort: Weil die Politik die Pflicht weich gekocht hat. Das Wachstumschancengesetz hat den Start zwar auf Anfang 2025 gelegt, aber mit einer Empfangspflicht, keiner Versandpflicht. Jedes Unternehmen muss seitdem strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können — verschicken darf es sie aber unter Auflagen weiterhin als PDF oder gar auf Papier, solange der Empfänger zustimmt und die Übergangsfrist läuft. Erst ab 2027 müssen Firmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz verschicken können, der Rest folgt 2028.
Diese Staffelung war politisch als Entlastung verkauft worden. Praktisch hat sie das Schlimmste erreicht, was eine Übergangsregelung erreichen kann: Sie hat die Dringlichkeit wegmoderiert. Ein Drei-Personen-Handwerksbetrieb, ein Nischenhändler mit zwei Millionen Euro Umsatz, ein Agenturinhaber mit Stammkunden — alle lesen „ab 2028″ und legen das Thema in den Stapel mit den Dingen, die man nächstes Jahr angeht.
Dazu kommt ein Verständnisproblem, das man in Gesprächen mit Händlern immer wieder hört: Viele halten ihre bisherige PDF-Rechnung für eine E-Rechnung. Ist sie nicht. Rechtlich zählt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 — etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine hübsche PDF aus dem Shopsystem ist ab dem Stichtag schlicht keine Rechnung mehr, sondern eine Vorlage für eine. Wer das erst merkt, wenn der erste B2B-Kunde die Rechnung zurückweist oder das Finanzamt nachfragt, hat das Problem bereits.
Was bedeutet die Pflicht ab 2027 konkret für Online-Händler?
Die direkte Antwort: Ab dem 1. Januar 2027 muss jeder Händler mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen können — per Mail-Anhang, über Peppol oder ein anderes Übertragungsverfahren, aber eben maschinenlesbar. Ab 2028 gilt das für alle.
Für den Handel ist das anspruchsvoller als für einen klassischen Dienstleister. Rechnungen entstehen hier nicht einzeln am Schreibtisch, sondern massenhaft aus dem System heraus: Bestellung im Shop, Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem, Export in die Buchhaltung, Versand an den Kunden. Jede dieser Schnittstellen muss das neue Format sauber durchreichen. Wer mit Shopify, JTL, plentymarkets oder einem selbst gestrickten Setup arbeitet, sollte jetzt prüfen, welcher Baustein in dieser Kette die Rechnung erzeugt — und ob der Anbieter das strukturierte Format überhaupt ausgibt oder nur eine PDF mit dem Label „E-Rechnung“ draufklebt.
Ein zweiter Punkt wird gern übersehen: der Empfang. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025, ohne Umsatzgrenze. Händler, die Ware bei deutschen Herstellern und Großhändlern einkaufen, bekommen zunehmend ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien ins Postfach. Wer sie dort liegen lässt, weil die Buchhaltung das Format nicht verarbeitet, verliert den Überblick über offene Posten — und im Streitfall womöglich den Vorsteuerabzug, weil formale Anforderungen nicht erfüllt sind.
Über Datev-Systeme liefen im ersten Halbjahr mehr als 51 Millionen E-Rechnungen — nach gut 64 Millionen im gesamten Vorjahr. Wachstum ja, Durchdringung nein.
Der Flaschenhals sitzt beim Steuerberater — und im ERP
Mayrs Warnung verdient Beachtung, weil Datev an einer Stelle sitzt, die sonst niemand sieht. Die Nürnberger Genossenschaft betreibt die Infrastruktur, über die ein Großteil der deutschen Steuerberater und damit ihrer Mandanten buchhalterisch läuft. Wenn aus dieser Richtung kommt, der Anteil am Gesamtaufkommen sei zu gering, dann ist das keine Marketing-Aussage eines Startups, das E-Rechnungs-Tools verkaufen will. Es ist ein Messwert aus dem Herzen des deutschen Mittelstands.
Und er deutet auf zwei Flaschenhälse. Der erste sind die Betriebe selbst, die ihre Prozesse nicht umstellen. Der zweite sind die Steuerkanzleien. Viele kleine Mandanten machen das, was ihr Steuerberater empfiehlt — und der hat oft selbst wenig Druck, weil die Übergangsfristen auch ihm Luft lassen. So entsteht eine Komfortzone, in der alle Beteiligten das Thema kennen und keiner es anfasst.
Der ERP-Faktor verschärft das. Eine E-Rechnung ist kein Dokument, das man einmal anders abspeichert. Sie ist ein Datenprozess: Stammdaten müssen stimmen, Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern gepflegt sein, Steuerschlüssel korrekt gemappt, der Export ins Buchhaltungssystem automatisiert. In Firmen, in denen die Rechnungsstellung historisch gewachsen ist — ein Tool für den Shop, eines für die Fibu, Excel dazwischen — bedeutet die Umstellung echte Projektarbeit. Sechs bis neun Monate Vorlauf sind realistisch, nicht pessimistisch. Wer im Herbst 2026 anfängt, ist für 2027 gerade noch rechtzeitig dran.
Wie kommen Händler jetzt pragmatisch in die Spur?
Die gute Nachricht: Der Einstieg ist kleiner, als die Projektpanik vermuten lässt. Wer keinen öffentlichen Auftraggeber beliefert, braucht keine Peppol-Anbindung am ersten Tag. Drei Schritte reichen für den Anfang, und alle drei lassen sich in Wochen erledigen, nicht in Monaten:
- Ist-Analyse der Rechnungskette: Welches System erzeugt heute die Rechnung — Shop, Warenwirtschaft oder Buchhaltung? Kann es XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Ein Anruf beim Anbieter beantwortet das meist in zehn Minuten.
- Empfang absichern: Ein dediziertes E-Rechnungs-Postfach einrichten und klären, wie Dateien von dort in die Buchhaltung wandern. Das gilt ab sofort, nicht ab 2027.
- Steuerberater ins Boot holen: Fragen, welche Formate die Kanzlei verarbeitet und ab wann sie Mandanten umstellt. Wer hier als Erster nachfragt, wird oft besser betreut als der Rest des Mandantenstamms.
Für Händler mit nennenswertem B2B-Anteil lohnt zudem ein Blick auf die Kundenseite. Größere Geschäftskunden — Kommunen, Konzerne, Krankenhäuser — verlangen zunehmend schon heute strukturierte Rechnungen, teils mit Leitweg-ID. Wer das kann, hat im Vertrieb einen Vorteil, der sich in keiner Pflichtlektüre findet: Die Rechnung landet direkt im System des Kunden, wird schneller freigegeben und früher bezahlt. Skonto-Verhandlungen sind mühsam; eine saubere Datenrechnung wirkt aufs Zahlungsziel oft besser.
Die Umsatzgrenze ist kein Freifahrtschein
Noch eine redaktionelle Einschätzung zum Schluss, die man so nicht oft liest: Die 800.000-Euro-Grenze, nach der viele kleine Händler ihre Strategie ausrichten, ist eine Falle. Sie entscheidet nur darüber, ob die Versandpflicht 2027 oder 2028 greift — zwölf Monate Unterschied, nicht mehr. Wer sein Setup heute auf „dann halt 2028″ baut, gewinnt ein Jahr und verliert den Anschluss an Kunden, Lieferanten und Kanzleien, die längst weiter sind.
Die Zahlen, die Datev vorlegt, erzählen eigentlich eine einfache Geschichte. Der Markt bewegt sich — 51 Millionen Rechnungen in einem Halbjahr lügen nicht. Er bewegt sich nur nicht überall. Konzerne und gut aufgestellte Mittelständler sind umgestiegen, weil sie es mussten oder weil der Prozessgewinn offensichtlich war. Zurück bleibt das Segment, das am wenigsten Ressourcen für die Umstellung hat und am härtesten getroffen wird, wenn die Fristen ernst machen.
2027 klingt nach Zukunft. Für ein ERP-Projekt mit Schnittstellen, Testläufen und einer Steuerkanzlei im Hintergrund ist es das nicht. Es ist der übernächste Jahresabschluss. Wer heute trödelt, wird die E-Rechnung nicht als Modernisierung erleben, sondern als Notoperation — mit Wochenend-Terminen beim IT-Dienstleister und Kunden, die sich fragen, warum die Rechnung wieder als PDF kommt. Die Frage ist nicht, ob der Mittelstand umstellt. Die Frage ist, wer es vor der Frist tut und wer danach dafür zahlt.