51 Millionen E-Rechnungen liefen allein im ersten Halbjahr 2026 über die Systeme des Nürnberger Softwarehauses Datev. Zum Vergleich: Im gesamten Vorjahr waren es gut 64 Millionen. Das Wachstumstempo ist also erheblich — und trotzdem schlägt Datev-Chef Robert Mayr Alarm. Sein Befund: Gerade kleinere Betriebe haben die Tragweite der E-Rechnungspflicht noch nicht begriffen, und der Anteil strukturierter elektronischer Rechnungen am Gesamtaufkommen bleibt zu gering.
Mayrs Warnung kommt nicht aus dem Nichts. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen zumindest empfangen können. Eine PDF als E-Mail-Anhang genügt formal noch — aber nur in der Übergangsphase. Ab 2027 gelten für Unternehmen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz Versandpflichten für strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, ab 2028 dann flächendeckend. Wer sich auf die Übergangsregelungen ausruht, baut technische und organisatorische Schulden auf, die ihn später teuer zu stehen kommen.
Warum trödeln gerade kleine Betriebe bei der E-Rechnung?
Die Antwort ist unbequem: Weil die Politik die Pflicht verkündet hat, ohne die operativen Konsequenzen zu erklären. Viele Inhaber geführter Betriebe halten die E-Rechnung für ein Thema des Steuerberaters — oder für eine Formalie, die man 2026 noch abwarten kann. Beides greift zu kurz.
E-Rechnung heißt nicht „PDF statt Papier“. Es heißt: Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren XML-Format, das Warenwirtschaft, Buchhaltung und Banking ohne manuellen Zwischenschritt verarbeiten. Wer heute noch Rechnungen aus Word exportiert, als Anhang verschickt und eingehende Belege abtippt, hat drei Probleme gleichzeitig: Er verschwendet Arbeitszeit, er produziert Fehlerquellen, und er wird ab 2028 schlicht nicht mehr konform arbeiten können.
Mayrs Zahlen belegen die Schieflage. 51 Millionen E-Rechnungen klingen nach viel — gemessen am geschätzten Gesamtvolumen von über 32 Milliarden B2B-Rechnungen pro Jahr in Deutschland sind das allerdings nur Bruchteile eines Prozents des Marktes, der über ein einziges, wenn auch großes System abgewickelt wird. Die Strukturdaten zeigen: Die großen Unternehmen und Konzerne sind längst dabei, sie treiben das Wachstum. Der Mittelstand folgt zögerlich, Kleinstbetriebe gar nicht.
Was die Datev-Zahlen wirklich über den Markt verraten
Der Sprung von 64 Millionen im Gesamtjahr auf 51 Millionen im Halbjahr deutet auf eine Verdopplung des Jahresvolumens hin. Das ist die klassische S-Kurve einer Pflichtumstellung: Erst bewegen sich die Early Adopter, dann setzt die Regulierung den Takt. Der eigentliche Test kommt erst noch — nämlich dann, wenn die Versandpflicht ab 2027 greift und Millionen Betriebe ihre Prozesse gleichzeitig umstellen müssen.
Genau hier liegt das Risiko, das Mayr benennt, ohne es dramatisch zu formulieren: Softwareanbieter, Steuerberater und Implementierungspartner werden 2027 einen Engpass erleben. Wer sich erst dann meldet, wartet. Und wer wartet, während Kunden strukturierte Rechnungen verlangen oder das Finanzamt Formate einfordert, hat ein Liquiditätsproblem — denn eine nicht konforme Rechnung kann der Empfänger zurückweisen, und der Vorsteuerabzug wird zum Streitfall.
Wie wirkt sich die Pflicht auf Online-Händler konkret aus?
Für den E-Commerce ist die E-Rechnung ambivalent. Im B2C-Geschäft bleibt vieles beim Alten — Verbraucherrechnungen sind von der B2B-Pflicht nicht erfasst. Anders sieht es in der Lieferkette aus: Jeder Händler, der von Herstellern, Großhändlern oder Fulfillment-Dienstleistern Rechnungen erhält, ist Empfänger im Sinne des Gesetzes. Und jeder Händler mit B2B-Kunden — vom gewerblichen Wiederverkäufer bis zur Büroausstattung — wird Versender.
Die praktische Konsequenz: Shop-System, Warenwirtschaft und Buchhaltung müssen miteinander reden können. Ein Shopware- oder Shopify-Setup, das Rechnungen als PDF erzeugt und per Mail verschickt, erfüllt künftig weder die Anforderungen noch die Erwartungen professioneller Geschäftskunden. Große Einkaufsabteilungen — bei Konzernen, aber zunehmend auch im Mittelstand — stellen ihre Lieferantenportale auf strukturierte Formate um. Wer da nicht liefern kann, fliegt aus dem Sortiment des Kunden, nicht wegen des Produkts, sondern wegen des Belegs.
Die E-Rechnung entscheidet ab 2027 mit darüber, wer als B2B-Lieferant überhaupt noch bestellbar ist. Das ist ein Vertriebsthema, kein Buchhaltungsthema.
Es gibt aber auch die positive Lesart. Händler, die den Umstieg früh vollziehen, automatisieren den gesamten Belegfluss: Eingangsrechnungen werden ohne Tippfehler verbucht, Skontofristen werden automatisch überwacht, Zahlungsläufe verkürzen sich. Studien zur Prozesskostenrechnung beziffern die Ersparnis pro vollautomatisiert verarbeiteter Rechnung auf einen niedrigen zweistelligen Eurobetrag gegenüber manueller Bearbeitung. Bei einigen tausend Belegen im Jahr ist das kein Effizienz-Detail, sondern eine Stelle, die man nicht besetzen muss.
Warum die Übergangszeit eine Falle ist
Die gestaffelten Fristen des Wachstumschancengesetzes waren als Entlastung gedacht. Sie wirken in der Praxis wie ein Schlafmittel. Die Empfangspflicht seit 2025 ist technisch trivial — ein Postfach, das XML-Dateien annimmt, genügt formal. Deshalb passiert in vielen Betrieben schlicht nichts, und das „Empfangen können“ bleibt ein toter Buchstabe: Die XML-Anhänge landen im Mailfach, werden nicht gelesen, nicht verarbeitet, nicht archiviert.
- Empfang organisieren: Ein zentraler Eingangskanal für E-Rechnungen, angebunden an die Buchhaltung — nicht das private Mailfach der Inhaberin.
- Formate klären: XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) sind die relevanten Standards; wer hybride PDFs mit eingebettetem XML nutzt, sollte das ZUGFeRD-Profil seiner Software prüfen.
- Versand testen: Schon jetzt strukturierte Rechnungen an die wichtigsten B2B-Kunden senden — die Rückmeldungen aus deren Systemen sind die beste Qualitätskontrolle.
Wer diese drei Punkte 2026 abarbeitet, hat 2027 kein Problem mehr. Wer sie auf 2027 verschiebt, konkurriert mit Hunderttausenden anderen Betrieben um die gleichen Beratungskapazitäten.
Die ehrliche Einordnung: Was an Mayrs Warnung stimmt — und was nicht
Man darf ruhig sehen, woher der Wind weht. Datev verdient an jeder digitalisiert verbuchten Rechnung mit, und die warnende Stimme des Marktführers für Steuerberater-Software ist auch Eigenwerbung. Das macht den Befund aber nicht falsch. Die Zahlen sprechen für sich: Das Wachstum konzentriert sich auf Unternehmen, die ohnehin digitalisierte Prozesse haben. Die Lücke klafft dort, wo die E-Rechnung den größten Hebel hätte — bei Betrieben mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern, die Belege noch händisch bearbeiten.
Kritisch anzumerken bleibt, dass die Bundesregierung die Umstellung ohne verbindliches zentrales Meldeportal angeht — anders als Italien mit SdI oder Frankreich mit der geplanten Chorus-Pro-Nachfolge. Das senkt den Zwang, erhöht aber die Unsicherheit: Kein Betrieb weiß exakt, welche Formate seine Geschäftspartner künftig bevorzugen. Diese Koordinationsfrage wird der Markt lösen müssen, und zwar über bilaterale Absprachen entlang jeder einzelnen Lieferkette. Das ist aufwendig — und ein weiterer Grund, früh anzufangen.
64 Millionen E-Rechnungen im Vorjahr, 51 Millionen in einem Halbjahr — die Kurve zeigt nach oben. Die Frage für jeden einzelnen Betrieb lautet nur, ob er die Umstellung als eigenes Projekt mit eigenem Zeitplan angeht oder als Störfeuer, das 2027 extern gesetzt wird. Die Handlungsempfehlung ist unspektakulär, aber wirksam: Den Steuerberater nicht fragen, ob man die E-Rechnung braucht, sondern welche Software im konkreten Setup die Belege erzeugt, empfängt und verbucht — und die Antwort dieses Jahr umsetzen. Wer das erledigt hat, darf sich über Mayrs Warnung entspannt wundern. Alle anderen sollten sie als das lesen, was sie ist: die letzte komfortable Mahnung vor der Pflicht.